La gestion de projet : une méthode qui ne s’improvise pas

Trop de projets échouent faute de méthode

La gestion de projet s’entend comme un ensemble de tâches ayant pour but d’organiser le bon déroulement d’un projet et d’atteindre les objectifs qu’il vise. Ainsi, par définition, la gestion de projet nécessite l’application de méthodes et d’outils à chaque étape. Ceci depuis la définition d’un besoin qui va déclencher l’existence du projet jusqu’à l’achèvement de celui-ci qui va permettre d’obtenir les résultats attendus.

Un projet répond à un ou plusieurs objectifs et recouvre donc 3 aspects :

- Périmètre & qualité : il doit répondre à un besoin métier (organisationnel ou SI), dans un objectif de qualité ou de performance ;
- Temporel : il doit respecter des délais ;
- Budgétaire : il doit se réaliser dans les limites du budget fixé.

C’est le fameux triptyque “coût, qualité, délai” dont le respect final est synonyme d’une bonne méthode de gestion de projet.

La stratégie d’une entreprise se construit par l’aboutissement de projets. La gestion de projet est donc un élément essentiel de sa croissance et sa performance. Malheureusement l’étude du Standish Group, Chaos Manifesto, montre que de nombreux projets échouent encore aujourd’hui, faute de méthode.

Elle indique que seulement 39% des projets aboutissent en étant livrés dans les délais, dans le respect du budget et avec les caractéristiques techniques et fonctionnelles requises. 18% des projets échouent ou sont annulés avant d’être livrés. Enfin, 43% des projets sont livrés, mais ne respectent pas au moins l’une des exigences de coût, de qualité, ou de délai. Ils sont livrés avec du retard, un dépassement de budget ou des fonctionnalités manquantes. On peut donc considérer que plus de la moitié des projets analysés par l’étude échouent.

Un projet, c’est avant tout un objectif, de la méthode et des équipes. Son échec ne peut pas seulement être imputé à un manque d’implication des équipes. Parfois, malgré l’investissement, le résultat peut être décevant et induit alors un cercle vicieux de démotivation et démobilisation des équipes projet. Il n’est toutefois jamais trop tard pour reprendre en main un projet bloqué et intégrer une méthode efficace de gestion de projet.

La gestion de projet : une méthode et 5 conseils

1. Impliquer le management dans la gestion de projet

La gestion de projet est un pilier de la gouvernance de l’entreprise. Ainsi le management doit être impliqué en amont du lancement. Sans cela, le projet risque d’être bloqué, car il doit correspondre à la vision stratégique de l’entreprise pour perdurer. Aussi il faut identifier un sponsor qui pourra soutenir la réalisation du projet et le défendre à chaque étape. Un comité de direction efficace dans la prise de décisions et les arbitrages du projet est une garantie de son succès.

2. Mobiliser les collaborateurs

Un projet, c’est surtout la contribution d’une équipe. Il est donc primordial de constituer une équipe dédiée au projet avec une organisation propre et en lien directe avec le sponsor. Une fois les collaborateurs essentiels impliqués, notre conseil est de s’assurer de l’adhésion de l’équipe pour qu’ils en deviennent les ambassadeurs. Tous les contributeurs doivent maitriser l’objectif du projet et les raisons de son lancement.

Qu’il s’agisse de faire adhérer le management ou les équipes contributrices, l’accompagnement d’un consultant en gestion de projet peut être un atout. Il apportera un regard extérieur aux acteurs clés et permettra d’éviter de rencontrer des blocages internes.

3. Cadrer, planifier et rythmer sa gestion de projet

Le cadrage et la planification sont deux outils majeurs de la bonne conduite de projet. Sans cela, on prend le risque de se retrouver au cœur du projet sans savoir qu’elle sera la prochaine étape ou surmener l’équipe projet qui va s’épuiser et se démobiliser. Le terrain est alors propice à un projet bloqué ou abandonné. Notre conseil est de cadrer l’organisation de la gestion de projet envisagée, avec les étapes, les résultats intermédiaires attendus et les délais associés. Plus le chemin sera clair, plus l’équipe sera performante. Il s’agit du meilleur outil pour pouvoir animer le projet au bon rythme tout au long de son déroulement.

C’est une des compétences que peut apporter un cabinet de conseil. Il va pouvoir accompagner l’entreprise, notamment une PME, dans la définition des étapes de planification du projet. Y compris lorsque celui-ci est bloqué.

4. Adapter ses outils de gestion de projet

Avec une bonne méthode de gestion de projet doivent venir les bons outils. Il est essentiel d’adapter ses outils et ses réunions aux enjeux du projet. Le risque d’outils ou de réunions de pilotage sur ou sous-dimensionnés c’est d’abord une déperdition d’énergie. Pire, ils peuvent faire passer plus de temps à réaliser des comptes rendus ou des mises à jour de planning qu’à se consacrer aux tâches du projet ! Il est donc primordial d’adapter ses outils de suivi : la base se compose d’un planning, d’un plan d’action et de relevés de décisions. Par ailleurs, il est possible d’utiliser des outils partagés, en ligne, collaboratifs et transparents au sein de l’équipe projet. On peut citer Trello, Planner, Teams ou encore Google Drive.

Un consultant Chef de projet ou AMOA apportera toute son expertise sur l’utilisation d’outils performants, mais adaptés. Il pourra former les équipes à leur bonne utilisation pour la conduite ou la reprise du projet.

5. Désamorcer les conflits

Tout projet comporte son lot d’imprévus, obligeant parfois à des arbitrages. Cela peut susciter des incompréhensions, voire des conflits. Il est donc impératif de les désamorcer avant qu’ils ne bloquent complètement le projet. Pour cela, il faut mettre en place une méthode de détection des signaux faibles et suivre l’évolution du fameux “coût, qualité, délai”. Puis, il faut échanger avec les équipes dès que ceux-ci apparaissent. Le sponsor du projet peut également être saisi, pour éviter l'intensification de zones de flou ou l’envenimement de conflits. Si le projet se trouve bloqué pour ces raisons, l'accompagnement extérieur d’un cabinet de conseil en stratégie peut être un levier pour le remettre sur les rails.

La mise en place de ces 5 conseils n’est pas toujours aisée. Elle demande des ressources, des outils et des compétences. Que le projet soit en phase de lancement ou qu’il rencontre des points de blocage, il ne faut donc surtout pas hésiter à se faire aider. Référence STEP peut vous apporter la bonne méthode de gestion de projet, pour reprendre votre projet en main ou à le démarrer sur des bases solides et pérennes.