L’un des acteurs français de la logistique et du transport a fait appel à Référence STEP pour un accompagnement sur la gouvernance de l’entreprise

L’un des acteurs français de la logistique et du transport a fait appel à Référence STEP pour un accompagnement sur la gouvernance de l’entreprise

Retour d’expérience

C’est dans un contexte de changement de direction que cette entreprise française, présente sur l’ensemble du territoire, a choisi de faire appel aux experts de Référence STEP pour se faire accompagner dans sa gouvernance.

Nouvellement nommée à la direction de l’entreprise à la suite du départ en retraite du précédent dirigeant, la nouvelle dirigeante devait prendre en main la direction de l’entreprise tout en intégrant une nouvelle entité, issue d’une acquisition externe fraîchement opérée.

Entre la passation de la direction, la prise de poste progressive de la nouvelle dirigeante, et l’intégration de la nouvelle entité, la gouvernance de l’entreprise devait être reconstruite. Les experts en gouvernance de Référence STEP sont ainsi intervenus aux côtés des équipes dirigeantes afin de les accompagner dans cette restructuration.

Pour ce faire, les experts de Référence STEP sont intervenus à plusieurs niveaux :

● La constitution d’un comex couvrant l’ensemble des activités du Groupe
● La création d’une organisation Groupe portant notamment les fonctions supports transverses
● La mise en place d’un dispositif de reporting pour piloter les activités opérationnelles des différentes activité.
● Le rapprochement entre les équipes dirigeantes des deux entités pour construire une vision stratégique commune

Des ateliers d’échanges et de travail ont été organisés, ainsi qu’un séminaire de rapprochement entre les équipes des deux entités, afin de travailler sur tous ces sujets. Cela a permis aux équipes de mieux se connaître, d’identifier les points communs et les points de divergence, de comprendre et formaliser les attentes de chacun et d’identifier les bénéfices attendus de ce rapprochement.

Par ailleurs, ces échanges ont permis de comprendre le mode de fonctionnement de chacun, les complémentarités et ainsi les perspectives en matière de gouvernance.

Les experts de Référence STEP ont ensuite pu enclencher la construction et la structuration du nouveau mode de gouvernance. Mais au-delà de la gouvernance, l’objectif portait aussi sur la formalisation d’une vision stratégique commune et d’un plan d’action partagé.

Après quelques mois d’accompagnement, la gouvernance de l’entreprise s’articule désormais autour d’un plan d’action partagé, d’une trajectoire et du pilotage du plan d’action au niveau comex.

Sans titre (14)

Marc Joubert
Directeur Général
chez Référence STEP

Sans titre (7)

Cécilia Laviolette
Chef de projet 
chez Référence STEP

Ces articles peuvent également vous intéresser

Accompagnement stratégique témoignage NightShift

NightShift fait appel à une experte en stratégie

 pour les accompagner dans leur développement

Retour d’expérience 

NightShift est une société spécialisée dans la post-production de films, basée à Paris et New York. Elle a fait appel à des experts externes pour les accompagner dans leur développement.

C'est dans ce cadre que sont intervenus un DSI et une DRH à Temps Partagé Augmenté, ainsi qu'une consultante de Référence STEP pour les guider sur leur vision stratégique à moyen terme.

Aujourd'hui, Sandrine Grognu nous partage son intervention au sein de la société NightShift. Experte en stratégie, elle accompagne au quotidien des dirigeants d'entreprise dans leur transformation digitale et business.

Sandrine, vous accompagnez NightShift sur leur vision stratégique, pouvez-vous nous en dire plus ?


Aujourd'hui, j'accompagne le comité de direction de NightShift dans leur vision stratégique à trois ans.
Pour ce faire, des ateliers ont été instaurés avec ce comité pour établir leur stratégie actuelle. Par la suite, j'ai pu effectuer une veille stratégique en fonction des tendances et des innovations existantes sur le marché. Cela m'a permis de déterminer des pistes stratégiques pour NightShift afin d'écrire leur stratégie à trois ans.

Avez-vous collaboré avec d'autres ressources du Groupe Référence durant cette mission ?


Pour cette mission, j'ai collaboré avec deux directeurs du Groupe Référence qui étaient déjà au sein de l'entreprise.
En travaillant avec Didier Néret, DSI à Temps Partagé Augmenté, j'ai pu comprendre quels étaient les besoins technologiques et techniques de NightShift au sein du groupe. Et avec Vanessa Oliveira ,DRH à Temps Partagé Augmenté, j'ai pu assimiler les compétences actuelles de l'entreprise. Ces échanges m'ont permis de mieux appréhender l'écosystème de NightShift et donc définir des enjeux stratégiques plus pertinents et adéquats pour le comité de direction.

Sandrine Grognu

Sandrine Grognu
Experte en Business Transformation
chez Référence STEP

Didier Néret

Didier Néret
Directeur des Systèmes d’Information
chez Référence DSI

Vanessa Oliveira

Vanessa Oliveira
Directrice des Ressources Humaines
chez Référence DRH

Ces articles peuvent également vous intéresser

Relancer et mener un projet SI en souffrance

Relancer et mener un projet SI en souffrance

Retour d’expérience

Mettre en place un nouvel ERP nécessite des compétences métiers…mais pas que ! Pour mener un projet SI à son terme, il est essentiel d'avoir un pilotage de projet méthodique et une véritable conduite du changement. Au risque sinon de mettre en péril l’aboutissement du projet.

C’est dans ce contexte que cette entreprise de négoce agricole a fait appel aux experts de Référence STEP. Confronté à un projet SI en souffrance, l’urgence était de retrouver la maitrise de la gestion du projet et le mener à son terme avec succès.

Comment remettre sur les rails un projet SI en souffrance ?

Découvrez le retour d'expérience avec les experts de Référence STEP

Mener un projet SI en souffrance ...

C’est dans l’objectif d’accompagner sa croissance que cette entreprise de négoce agricole a décidée en 2019 de mettre en place un nouvel ERP. Lancé en interne et piloté en collaboration avec un intégrateur, le projet a démarré avec la rédaction d’un cahier des charges puis le choix d’une solution logicielle.

Mais après plusieurs mois, le constat est inquiétant : le projet stagne, les intervenants et les membres du codir manquent de visibilité, le projet n’est pas suivi et ne dispose pas de reporting clair, les key-users sont peu accompagnés… En parallèle, les besoins sont difficiles à appréhender, malgré de nombreux ateliers de conception déjà menés, et la prévision de nombreux développements spécifiques.

L’équipe de Référence STEP a alors été sollicitée pour reprendre en main le pilotage du projet.

Une intervention en « mode pompier »

Face à cette urgence, Référence STEP a délégué rapidement, au sein de cette entreprise, l’un de ses experts en pilotage de projet SI. C’est avec un suivi hebdomadaire et une présence de 2 à 3 jours par semaine (adapté selon les étapes et les besoins liés aux phases du projet) que notre experte est intervenue pour reprendre en main la gestion du projet, en plusieurs étapes.

1. Une première phase d'état des lieux

● État des lieux au niveau du Copil, de l’intégrateur et des key-users

● Diagnostic

● Reprise de tous les éléments liés au projet

● Point d’avancement sur ce qui a été livré, sur ce qui reste à livrer et sur la soixantaine de spécifications en cours

2. La reprise du projet à partir de la phase de conception 

● Mise en place de rituels avec les key-users
● Mise en place de comités métier par domaine, comités de pilotage (DG, DAF, DRH, DSI), et comités avec l’intégrateur
● Définition d’un nouveau planning avec la mise en place de nouveaux objectifs et jalons
● Pilotage global dans la durée avec des indicateurs (phase, développement, recette, améliorations, bascule vers le nouveau système)
● Mise en place d’ateliers de tests avec les équipes
● Organisation de la formation des collaborateurs avec la reprise des processus complets
● Accompagnement au changement, incluant l’analyse du mode de fonctionnement et l’anticipation des besoins des équipes après la bascule

Au-delà de la gestion du projet SI...

D’autres projets, initialement envisagés, sont en préparation pour continuer d’accompagner la croissance de l’entreprise. Sa roadmap digitale prévoit rapidement l’implémentation d’un WMS pour l’entrepôt principal ainsi qu’un projet conséquent de développement e-commerce et un extranet. À ce titre, les équipes de Référence STEP poursuivent leur accompagnement dans le pilotage d’ensemble (Directeur de la transformation en Temps Partagé Augmenté) de la transition digitale de l’entreprise

Au-delà de Référence STEP...

Référence STEP fait partie du Groupe Référence, qui accompagne les entreprises dans leur croissance, dans leur structuration et leur transformation.

Au sein du Groupe Référence, des communautés d’experts apportent leur savoir-faire aux entreprises françaises en intervenant à leur côté en Temps Partagé Augmenté. DSI, DMD, DAF et DRH se mobilisent et associent leurs expertises au service de la performance.

Au-delà de Référence STEP, cet acteur du secteur de le négoce agricole a ainsi pu accéder à des expertises complémentaires. Confronté au départ de son DAF en pleine reprise du projet ERP, le Groupe Référence a pu mettre à sa disposition un DAF de transition (Référence DAF) sur une durée de 6 mois.

Un Directeur marketing et digital (Référence DMD) intervient également pour les accompagner dans la réalisation du cahier des charges, de l’appel d’offre et le pilotage de leur projet e-commerce et extranet.

Sans titre (7)

Cécilia Laviolette
Chef de projet
chez Référence STEP

Marie Boêdec-Menard

Marie Boêdec-Menard
Directrice Générale
chez Référence DAF

Juliette chapront

Juliette Chapront 
Directrice de la région Ile-de-France
chez Référence DMD

Ces articles peuvent également vous intéresser

l'intelligence-collective

Booster vos projets (et vos équipes) avec l’intelligence collective

Booster vos projets (et vos équipes) avec l’intelligence collective

Vous connaissez (peut-être un peu trop) l’expression « Seul on va plus vite, ensemble on va plus loin », vous comprenez sans doute
l’intérêt de travailler en équipe pour plus de succès et de réussite.

Mais pourquoi parle-t-on d’intelligence collective ?

Parce qu’il s’agit d’autre chose que l’intelligence individuelle et que la somme de ces intelligences. Il s’agit en effet de la capacité à collaborer pour réussir ensemble ce que les individus ne parviendraient pas à réaliser seuls. C’est une méthode de management réunissant des individus qui ont chacun des connaissances partielles sur un sujet et sur leur environnement. Elle s’appuie sur des principes de fonctionnement simples : respect de règles communes, développement du lien social et partage de l’information. Elle a pour mission de mettre en commun le savoir, la capacité de réflexion et les compétences d’un groupe de personnes afin de résoudre des problèmes ou d’atteindre des objectifs partagés.

Contrairement aux idées reçues, l’intelligence collective ne se décrète pas, elle a besoin d’un cadre et des conditions d’une collaboration efficace et consciente.

Réunir des participants dans une même pièce pour une réunion ; Un Comité de Direction qui doit prendre des décisions ; Des collaborateurs qui travaillent ensemble dans le cadre de leur activité… Ce n’est pas toujours de l’intelligence collective, surtout si certains parlent plus, ou plus fort, que les autres. Dans ces exemples, il peut s’agir d’addition d’intelligences individuelles, on construit quelque chose sur une base 1+1=2. Le fruit de la synergie de l’intelligence collective permet de poser 1+1 = 3 (ou n) c’est-à-dire que le résultat est différent et rend possible ce qui est impossible à faire seul, à identifier ou imaginer seul. Ces connaissances complétées les unes aux autres forment quelque chose d’inattendu et bien supérieur à la somme des intelligences.

Et si l'intelligence collective vous permettait d'avancer mieux dans vos projets ?


Les conditions pour utiliser l’intelligence collective sont, a minima, l’alignement, l’entente, la motivation et l’esprit d’équipe. L’intelligence collective :

  • Déclenche la co-créativité : expression des idées de chacun de manière égalitaire,
  • Renforce la cohésion d’équipe : les collaborateurs sont moins isolés, plus apaisés et sont souvent satisfaits de la construction d’un tout dont ils comprennent le sens.
  • Renforce également la responsabilité de chacun sur le projet : chacun est responsable de la réalisation du projet.

De manière plus globale, cela améliore l’ambiance de travail et contribue à l’efficacité et la performance collective.

Et en pratique, on fait quoi en intelligence collective ?

Cela peut vous aider dans beaucoup de situations et cela apportera de la richesse à votre équipe. Vous pouvez utiliser l’intelligence collective au quotidien sur vos projets avec vos équipes pour :

Construire l’équipe (pas dans le sens créer mais réunir/définir le cadre commun):

  • Utilisez des Ice-breakers pour apprendre à se connaître (ex : cercle des prénoms, réseau social papier, jeu du Picasso dans le sac pour le côté créatif). 
  • Créez le blason collectif et les règles du jeu ou la charte de bon fonctionnement d’une équipe. 

Organiser des réunions ou ateliers avec participation active des acteurs (et cela va de soi avec un TOP – Thème, Objectifs, Plan – défini et clair pour tout le monde) :

  • Prenez le pouls auprès de vos collaborateurs avec une météo des émotions, cela sert également d’Ice breaker (jeu d’inclusion) en début d’atelier/réunion.  
  • Pratiquez le tour de table chronométré pour respecter le timing où chacun devra présenter l’avancement de son sujet en mode kanban pour faciliter la visualisation.
  • Exprimez vos défis/challenges de la semaine et vos pépites.
  • Prenez note des attentes de chacun et de leurs besoins (parking des attentes : post-it au paperboard)
  • Utilisez le ROTI (Return On Time Invested = note de “retour sur le temps investi”) pour vérifier que la réunion a été utile à tout le monde et identifie éventuelles améliorations.
  • Donnez un rôle à chaque participant d’un atelier : facilitateur, scribe, pousse-décision, time keeper.
  • Faites voter sur les décisions à prendre.
parking

Organiser des brainstormings pour approfondir un sujet ou répondre à une problématique :

  • Utilisez le diagramme des affinités ou technique métaplan pour organiser les idées et faciliter la prise de décision.
  • La méthode des 5 Pourquoi ? vous permettra de préciser une problématique.
  • Dans le même genre, le diagramme d’Ishikawa ou en arrêtes de poisson, permet de trouver les causes racines d’un problème qui, avec un visuel simple mais sympathique pourra dédramatiser et rendre ludique l’exercice.
  • L’atelier des 6 chapeaux de Bono est un très bon stimulateur d’idées également car il impose des contraintes aux participants en leur donnant un chapeau de couleur associé à un trait de caractère : blanc (neutralité), rouge (émotion, passion, ressenti), noir (prudence et critique négative), jaune (optimisme, critique positive), vert (idées, partage), bleu (organisation). Cela permet d’éviter la censure d’idées surprenantes ou dérangeantes qui peuvent conduire à une idée nouvelle et réalisable une fois retravaillée.
  • Dans le même esprit, Walt Disney utilisait une méthode similaire pour challenger et faire émerger de nouvelles idées en prenant tour à tour des angles de vue différents : rêveur, réaliste, critique. Cette méthode peut être très efficace en atelier.

Designer un produit/une innovation, un nouveau service, un nouveau processus :

  • Dessinez le parcours du client/utilisateur : User-story mapping.
  • Comprenez votre client et ses besoins : Persona, empathy map.
  • Utilisez l’outil business model canva pour définir votre nouveau business model incluant de nouvelles offres..

Définir un plan d’actions avec l’équipe :

  • L’outil Dessine-moi le chemin permet de visualiser de manière transposée une macro-feuille de route et partager une vision du chemin pour atteindre les objectifs (étapes, obstacles, difficultés, victoires, parties prenantes).
  • Faites un Swot au format Speed Boat.
  • Ou une rétrospective KISS (Keep – Improve – Start – Stop) ou CAT (Continuer-Arrêter-Tester)

Définir une vision :

  • Projetez votre équipe sur la réussite de votre projet et décrivez ce que vous souhaiteriez collectivement voir apparaître sur la une d’un magazine (cover story).
  • Imaginez votre projet, un nouveau service, votre ambition à l’aide du prototypage (ou maquette en Lego).
  • Partagez une vision d’une cible idéale, accrochez la au mur et mesurez collectivement l’écart par rapport à la situation actuelle (le futur idéal).

Et vous pouvez aussi résoudre des conflits et des problèmes de convergence (consensus), booster un processus créatif, animer des débats (bocal à poisson), vous concerter, prioriser et décider, animer de grands groupes (World Café), … Tous les exemples cités ci-dessus et pour chacun, les méthodes et les résultats obtenus ont grandement plu aux participants, ont fait surgir l’enthousiasme et ont toujours facilité mes projets.

Mais attention, le processus d’intelligence collective ne s’improvise pas, une préparation est nécessaire et ne doit pas être négligée

Tous ces exemples de mises en pratique de l’intelligence collective peuvent être utilisés indépendamment pour des ateliers courts pour répondre à un besoin à un moment donné de votre projet. Ils peuvent également répondre à des objectifs lors d’un séminaire qui doit être préparé à l’avance (en plusieurs itérations) avec le sponsor du projet. Ils répondent à des besoins et ne peuvent arriver « comme un cheveu sur la soupe ». Il est indispensable de construire le conducteur de la journée en prévoyant ces temps collectifs dans la logique du séminaire et par rapport à une intention. En général et pour faire simple, on pose un constat, on partage des éléments, on pose une question/une intention qui fait naître une multitude d’idées, d’actions et concrètement de post-its. C’est la phase de divergence. On analyse ensuite toute cette production dans une phase d’émergence où l’on explore et réfléchit ensemble, puis on converge vers un plan d’actions commun ou une production commune qui permettra à tous de s’aligner sur un livrable en fin de séminaire.

Et si vous y prenez goût et souhaitez aller plus loin pour développer l’intelligence collective de vos équipes ou de votre entreprise ?


Adoptez une posture de facilitateur. Le facilitateur est neutre, il n’est pas un sachant (sauf pour les processus collaboratifs). Il doit être présent et absent à la fois, il n’est plus le chef de projet (ou le poste qu’il occupe au quotidien), il endosse une nouvelle cape qui comprend de nouveaux rôles :

  • Architecte, il construit le fil conducteur au regard de la situation et de la finalité demandée.
  • Créatif et ingénieur, il analyse le contexte, prend en compte les contraintes, conçoit ces ateliers, teste, assemble, réalise des plans, des modèles pour délivrer le cadre.
  • Gardien du temps et du cadre, il est mené par l’atteinte de l’objectif et se doit d’être ferme pour que le chrono et le cadre (méthodes, règles du jeu) soient respectés.
  • Chauffeur de salle, il doit être dynamique pour donner le ton et booster le groupe sans pour autant jouer l’animateur télé ou le clown. Il est aimable et bienveillant. Il doit néanmoins rester discret lorsque tout se passe bien pour ne pas déranger le processus créatif du groupe.
  • Guide, il amène le groupe vers son objectif.
  • Accoucheur ou journaliste, il pratique l’écoute active, pose des questions et pousse le groupe à avancer dans ses idées.
  • Enfin, il doit être souple voire acrobate pour néanmoins être capable de s’adapter en temps réel car son déroulé d’atelier ne doit pas être rigide.

L’intelligence collective peut s’inviter dans tous types de structures : PME, ETI, grandes entreprises… Quelque soit la taille ou le secteur d’activité de l’entreprise, vous, Chef de projets, consultants, responsables d’équipe…, pouvez mettre en place cette démarche. Encore faut -il se sentir à l’aise et capable de se lancer.

Chez Référence STEP, nous saurons vous accompagner dans l’exploitation collaborative de vos équipes ou l’animation collective de vos codirs. Nous vous accompagnons dans vos pratiques managériales. Nos experts interviennent régulièrement auprès de comité de direction pour les aider à trouver des solutions grâce à l’intelligence collective, par exemple pour co-construire une vision stratégique et une trajectoire, définir ensemble un plan d’action, décliner collectivement les valeurs de l’entreprise au travers des pratiques managériales ou encore faciliter le rapprochement de deux entreprises.

Référence STEP saura vous accompagner dans cette nouvelle démarche. Contactez-nous 😉

Alors convaincus par la puissance de l’intelligence collective pour booster vos projets ? On s’y met ?

 

cecilia-laviolette

Cécilia Laviolette,
Facilitatrice et Manager Conseil chez Référence STEP

« Je dirais que c’est avant tout la possibilité d’apporter des réponses sur-mesure, d’interagir directement avec les décisionnaires, de mettre en action des méthodologies spécifiques pour répondre à des problématiques propres à chaque entreprise. L’organisation d’une PME est plus facile à appréhender, on peut plus vite faire changer les choses. »

Ces articles peuvent également vous intéresser

retex-reorganisation-interne-pour-gagner-en-efficacite

Accompagnement de la réorganisation d’une entreprise post PSE

Un plan de réorganisation interne pour gagner en efficacité dans le secteur de la gastronomie

Confrontée à un manque de rentabilité et à une baisse de son Chiffre d’Affaires, cette entreprise française de 600 salariés, spécialisée dans la gastronomie, la pâtisserie et la chocolaterie, a dû mettre en place un Plan de Sauvegarde de l’Emploi (PSE) intégrant une réduction de 25% de ses effectifs.

Alors, comment se réorganiser pour relancer l’activité et retrouver de la rentabilité malgré 25% d’effectif en moins ?

C’est dans cette période décisive que cette enseigne a fait appel aux experts du Groupe Référence pour les accompagner dans leur réorganisation d’entreprise.

Au cœur de ce projet : évolution des pratiques managériales, plan de transformation , accompagnement à la conduite du changement et mise en place de nouveaux outils digitaux.

Une réorganisation d’entreprise avec l’accompagnement de Référence STEP…

Faire repartir l’activité et retrouver de la rentabilité avec 25% de salariés en moins et la perte de certaines compétences clés : voici l’enjeu de cet acteur du secteur de la gastronomie, qui a choisi de faire appel aux experts en organisation d’entreprise de chez Référence STEP pour les accompagner.

Pour ce faire, les experts de Référence STEP ont étudié l’ensemble des processus de l’entreprise, en collaboration avec les équipes internes, pour identifier les axes de transformation et les aider à mettre en place la bonne organisation.

4 grands axes au cœur de la réorganisation :

1. Réviser le modèle de Gouvernance d’entreprise pour optimiser son fonctionnement

Faciliter les échanges au sein du CODIR/COMOP et optimiser leur efficacité était l’un des leviers de cette réorganisation. L’objectif de ce nouveau modèle de gouvernance d’entreprise visait à rendre les instances du CODIR plus actives et plus orientées « plan d’action ». Pour ce faire, les experts de Référence STEP ont notamment clarifié le rôle des membres et facilité leur prise de parole. Un système de vote a par exemple été mis en place pour la prise de décision. Le développement de la culture du « plan d’action » a également été travaillé.

2. Faire évoluer la culture managériale pour améliorer l’agilité des équipes

Cette étape avait pour objectif de faire évoluer les pratiques managériales. Historiquement, les décisions étaient principalement portées par les « chefs » cuisiniers ou pâtissiers. La nouvelle organisation visait à réorienter les sources de décision, harmoniser les pratiques et incarner les valeurs de l’entreprise au sein de tous les services.

Pour mener cette évolution, des ateliers de réflexion et d’échanges ont été organisés dans le but de coconstruire une charte managériale. Ces ateliers ont permis de travailler sur le rôle du manager, de redéfinir les valeurs et la manière de les incarner, de confronter la vision manager/CODIR…

Des rituels ont ensuite été instaurés pour animer les équipes de manière structurée et homogène dans l’ensemble des services (usine, boutiques, direction financière…).

Un parcours de formation a également été créé pour répondre aux besoins managériaux et renforcer l’approche autour des softskills.

3. Développer la culture projet

Afin d’instaurer et de renforcer la culture projet au sein de l’entreprise, les experts de Référence STEP ont mis en place un module de formation visant à former 50 personnes à la gestion de projet. Pour accompagner cette formation, une boite à outil complète, issue du lean management, a également été conçue et partagée avec les équipes pour les aider dans la mise en œuvre de ces pratiques.

4. Formaliser le rôle des équipes pour sécuriser & optimiser les process et adopter une nouvelle organisation d’entreprise

Jusqu’alors, la stratégie de l’entreprise était drivée par la création et par les chefs. Afin de clarifier les rôles et objectifs de chacun, et de retrouver de la rentabilité, une nouvelle organisation d’entreprise a été définie, visant à renforcer le rôle du marketing dans la stratégie et à recentrer les commerciaux sur la vente.

À ce titre, 2 Directions distinctes ont été créées : une direction commerciale et une direction des opérations. Une politique de commissionnement a été mise en place pour animer la force commerciale. Puis, afin de couvrir dans les meilleures conditions les 7 temps forts récurrents de l’année (Pâques, fête des mères, fête des pères Noël…), une organisation en mode projet a été construite avec l’aide des experts de Référence STEP, incluant l’ensemble des processus de l’entreprise : création, production, marketing…

…Mais aussi, la mise en place de nouveaux outils digitaux
avec l’accompagnement de Référence DSI

En parallèle de la démarche de réorganisation, des projets d’évolution informatique devaient être menés. Cette entreprise faisant partie d’un grand groupe, un alignement sur le système d’information du Groupe était à opérer. Ne disposant pas des compétences en interne, ils ont décidé de faire appel à un expert en Direction des Systèmes d’Information. C’est dans ce contexte qu’un DSI de Référence DSI est intervenu en mission AMOA pour piloter les différents projets. Un travail de collaboration a alors débuté entre le DSI, le Chef de projet de Référence STEP et les équipes internes (entreprise et Groupe). Parmi les différents projets, les experts Référence DSI et Référence STEP ont piloté la migration de leur ERP Cegid vers une version plus récente. De plus, des instances de gouvernance ont été mises en place pour assurer le bon déroulement des projets dans la durée :

  • Des comités projets réguliers, impliquant les différents acteurs 
  • Un comité de pilotage mensuel, impliquant les Directeurs métiers 
  • Un comité de pilotage IT mensuel, impliquant la Direction Générale des différents acteurs 

En faisant appel au Groupe Référence, cette enseigne de la gastronomie française a pu disposer d’experts en organisation d’entreprise et en Système d’Information pour les accompagner dans un moment charnière. Cet accompagnement a permis d’identifier une nouvelle organisation cible pour faire face à un contexte compliqué, de se doter d’une nouvelle façon de travailler et d’optimiser les process pour gagner en efficacité opérationnelle, tout en menant des projets d’évolution du Système d’Information. Pour la suite, ce sera l’activité e-commerce qui sera au cœur des réflexions, avec un diagnostic mené par les experts en marketing & digital de Référence DMD. L’accès aux différentes expertises aux bons moments : la solution agile pour servir les enjeux de transformation !

cecilia-laviolette
Cécilia Laviolette
Chef de projet chez
Référence STEP
beatrice-lachaut
Béatrice Lachaut
Consultante Manager chez
Référence STEP
marc-joubert
Marc Joubert
Directeur Général chez
Référence STEP
Jean-luc-henry
Jean-Luc Henry
Directeur des systèmes d’information à Temps Partagé Augmenté chez Référence DSI

Ces articles peuvent également vous intéresser

vision-stratégique

Vision stratégique, comment passer de la promesse à l’adhésion ?

Vision stratégique, comment passer de la promesse à l’adhésion ?

La vision stratégique est une des clés majeures de l’agilité d’une société. Elle permet de s’assurer de la faire évoluer et l’adapter à ses enjeux business et au contexte du marché. Pilier principal sur lequel se fonde ensuite la gouvernance d’entreprise, c’est la vision stratégique qui permet de donner la direction voulue, de définir les objectifs associés et de mobiliser les salariés. Elle peut donc devenir, en passant de la simple promesse à un plan d’adhésion, un outil managérial au service d’un projet d’entreprise.

La vision stratégique, à quoi ça sert ?

Il n’est pas évident de prendre de la hauteur par rapport à l’exigence d’efficacité opérationnelle qui se joue au quotidien dans une entreprise. Les PME et ETI peuvent vite se retrouver prisonnières de cette course effrénée aux ventes, pour répondre aux enjeux, à court terme, d’augmenter leur chiffre d’affaires et leur marge.

Sans vision stratégique, une entreprise risque de passer plus de temps à subir le présent qu’à anticiper le futur. À l’image d’un capitaine de bateau qui définit tout autant la destination que les moyens d’y parvenir, la vision stratégique est indispensable pour arriver à bon port. Elle permet aux entreprises, particulièrement aux PME de :
  • Définir une trajectoire en se projetant au-delà des eaux troubles du quotidien 
  • D’anticiper les changements pour mieux y réagir plutôt que de naviguer à vue et les subir 
  • D’adapter les moyens alloués aux objectifs à court terme sans sacrifier les besoins à plus long terme
  • D’aligner les membres du CODIR sur des objectifs communs
  • De faire adhérer les collaborateurs aux différents choix de l’entreprise communs
  • Donner du poids et du sens aux décisions et méthodes managériales de la direction

Que comprend la vision stratégique ?

C’est la vision qu’une entreprise a d’elle-même à une certaine date. Il s’agit de se projeter dans un futur souhaité, idéal et réaliste, puis de décliner les éléments nécessaires pour qu’il se produise. C’est un exercice où l’on doit faire preuve d’ambition pour motiver, mais aussi de pragmatisme pour ne pas décourager avec des objectifs inatteignables.

La vision stratégique ne se contente donc pas de décrire le futur visé, elle doit également définir les moyens, humains, financiers et opérationnels, pour y parvenir. Elle doit s’accompagner des modalités pour s’assurer que la trajectoire est toujours la bonne, comme la boussole à bord du bateau. Sans un plan d’action ni des moyens associés, la vision stratégique reste de l’ordre de la promesse.

L’erreur couramment observée est la grande opération de communication basée sur des plans du type « Ambition 2025 » ou « Projet 2028 » sans les moyens d’y parvenir. La crédibilité d’une vision stratégique repose sur la pertinence de sa réalisation et l’adhésion qu’elle suscite alors auprès des salariés.  

À quel horizon définir une vision stratégique ?

Il va dépendre fortement de son secteur d’activité. Comme pour l’équilibre entre ambitions et réalisme, il faut trouver le bon compromis pour anticiper, mais ne pas être dans l’incapacité d’adapter l’activité. L’adaptabilité doit rester, rappelons-le, le premier bénéfice d’une vision stratégique.

Ainsi, une PME de services, selon l’évolution des usages qui caractérise son marché, pourra se contenter d’une vision à 2 ou 3 ans maximum. Il s’agit d’éviter de rigidifier la stratégie et l’activité, voire perdre en agilité et devenir contre-productif.

Une PME industrielle doit, quant à elle, prendre en compte les contraintes des investissements nécessaires. On parle ici du temps de construction d’une usine (autour de 2 à 3 ans par exemple) ou celui de la rentabilité des efforts de R&D (qui peut atteindre 10 ans dans la chimie). Une vision stratégique industrielle sera donc à horizon 5 à 10 ans. Elle deviendra alors un patrimoine de l’entreprise puisqu’elle dépasse le cycle des investisseurs et fonds d’investissement (qui vont de 5 à 7 ans).

Quand travailler sur sa vision stratégique de l’entreprise ?

Vous l’aurez compris, c’est, avant tout, un outil managérial indissociable d’une volonté de pérennité ou de croissance. Elle permet de construire un projet fédérateur et de mobiliser les collaborateurs, le management et le CODIR.

Aussi, il est indispensable de retravailler sa vision selon le cycle de l’horizon choisi. Idéalement, elle doit également être réactualisée annuellement. Il ne s’agit pas de la refaire chaque année, mais de s’assurer d’y prendre en compte un contexte nouveau, qui peut changer les prévisions initiales.

Il y a 3 autres moments particulièrement privilégiés pour construire sa vision stratégique :
  1. Dans le cadre d’une cession à moyen terme pour augmenter l’attractivité de l’entreprise et le prix cession
  2. Dans le cadre de l’arrivée d’un tiers au capital pour donner une meilleure visibilité de la rentabilité de son investissement
  3. Dans le cadre du passage de certains caps de croissance, en nombre de collaborateurs ou en chiffre d’affaires par exemple, pour préparer le pallier suivant
  4. Ou encore dynamiser son CODIR autour d’un projet d’entreprise

Se faire accompagner pour définir sa vision stratégique

Le dirigeant de PME qui a construit son entreprise et œuvre dans son secteur d’activité depuis plusieurs décennies est le mieux placé pour définir sa vision stratégique. Il y mettra sa connaissance de la cible et des moyens pour l’atteindre. Toutefois, se faire accompagner est la garantie supplémentaire de passer d’une vision stratégique « promesse » à un outil managérial concret. L’aide d’un cabinet de conseil en stratégie apporte d’autres éléments essentiels : de la méthode, des études pour confirmer les intuitions, des indicateurs, un temps d’analyse hors de la course effrénée du quotidien.

L’accompagnement d’un cabinet de conseil en management et organisation apporte au dirigeant de PME des méthodes et des outils pour :

  • Confirmer sa vision par des études factuelles et comparatives 
  • Challenger et formaliser cette vision dans un cadre plus clair pour faciliter l’adhésion 
  • Mesurer les moyens humains et financiers (CAPEX et OPEX) nécessaires
  • Définir la trajectoire choisie, avec un plan d’actions priorisées 
  • Planifier les actions de pilotage et d’animation de la trajectoire retenue 
  • Faire de la vision stratégique un projet d’entreprise qui engage les collaborateurs à son service 

Ce sont toutes ces plus-values que Référence STEP met à disposition du dirigeant de PME. Référence STEP accompagne les PME et ETI pour qu’elles développent des outils de pilotage de la trajectoire à suivre avec un CODIR aligné et des collaborateurs engagés sur une vision stratégique.

Ces articles peuvent également vous intéresser

transformation-digitale-et-stratégie-data-driven-dans-la-restauration

Transformation Digitale & Stratégie Data Driven dans le secteur de la restauration

Transformation Digitale & stratégie Data Driven
dans le secteur de la Restauration

Retour d’expérience

Après une première étape de digitalisation avec la mise en place du Click and Collect pendant la crise Covid19, l’une des enseignes de restauration française souhaitait accélérer sa transformation digitale . Au cœur de ce projet : la data, l’amélioration des processus, mais aussi plus globalement adopter une stratégie data driven.

C’est dans cette démarche de transformation digitale que cette enseigne a fait appel aux experts du Groupe Référence pour les accompagner. Conseil en transformation digitale & Sécurisation du Système d’Information : le duo Référence STEP et Référence DSI au service de la transformation !

L’accompagnement de Référence STEP & Référence DSI autour de 3 grands axes

Au travers de ce projet de transformation digitale, cette entreprise du secteur de la restauration s’est donnée pour objectif de développer ses ventes en ligne, en diminuant sa dépendance aux plateformes de type UberEats. Souhaitant se faire accompagner dans ce projet, ils ont fait appel au Groupe Référence et à ses experts en Direction des Systèmes d’Information (Référence DSI) et en transformation digitale & data (Référence STEP).

1. Sécuriser les outils et le Système d’Information


Dans un premier temps, pour évaluer les risques et établir un état des lieux précis, un audit de sécurité a été mené par Référence DSI. En parallèle, les experts de Référence STEP ont travaillé sur l’identification des responsabilités au sein de l’organisation.

Cette première étape a notamment permis de relever que l’enseigne était dépendante de ses prestataires informatiques, car eux-mêmes propriétaires des données clients et des solutions IT.

Afin de retrouver la maitrise des données et du Système d’information, une nouvelle stratégie de pilotage SI a été élaborée, intégrant la délégation d’un DSI à Temps Partagé Augmenté à hauteur de 1 à 2 jours par semaine en fonction des besoins, ainsi que de nouvelles méthodes d’approche :

● Sécurisation et pilotage des partenaires (révision des contrats avec infogéreurs, hébergeurs, agence de développement…)
● Renforcement de la sécurité
● Création de processus structurant
● Gestion et accès aux données brutes
● Proposition de KPI dédiés pour suivre les SI



2. Centrer l’organisation sur une approche digitalisée du CA


Afin d’évaluer l’efficacité du modèle d’organisation de l’enseigne au regard de leurs enjeux, les équipes de Référence STEP ont commencé par mener un audit, avec le Codir et les collaborateurs, sur leur approche en termes d’objectifs, d’indicateurs de performance et de responsabilités.

À la suite du diagnostic, Référence STEP a proposé une nouvelle feuille de route, orchestrée sur une période de 3 ans, qui intègre notamment :

● De nouveaux KPI business
● La centralisation des KPI au sein d’un dashboard unique
● La création d’une nouvelle méthode de ROI
● La mise en place d’instances pour partager et analyser les données
● L’intégration de nouveaux prestataires (agence média, agence d’études…)



3. Améliorer le Chiffre d’Affaires via l’exploitation des Datas


Jusqu’alors, les données clients générées par les points de vente étaient sous-exploitées. Dans le but d’améliorer l’exploitation de ces données, l’équipe de Référence STEP a élaboré un parcours client spécifique à l’enseigne.

Pour ce faire, les experts de Référence STEP ont mené des ateliers et des interviews pour appréhender la compréhension data et digitale des métiers au sein de l’entreprise et travailler et avec eux sur le nouveau parcours clients avec les collaborateurs. En outre, ils ont accompagné les équipes de l’enseigne sur le développement d’un nouveau site web, la prise en compte des réglementations RGPD, la génération de nouvelles données, le développement du chiffre d’affaires via le nouveau site ecommerce et le lancement d’un projet de Data Lake.

Conclusion

En faisant appel au Groupe Référence, cette entreprise du secteur de la restauration a pu disposer d'un DSI à Temps Partagé Augmenté et d’experts en transformation digitale & data. Cet accompagnement a permis de sécuriser rapidement son périmètre SI, adopter la bonne organisation au regard de son projet de transformation, et augmenter ses ventes en e-commerce. Et ce n’est qu’un début, car cette transformation apportera bientôt un gain de temps dans l’analyse des données et la prise de décision, mais aussi une meilleure connaissance clients et un gain de valeur.

Sandrine-Grognu-Référence-step

Sandrine Grognu
Experte en Business Transformation
chez Référence STEP

Bruno-Millet-Référence-DSI

Bruno Millet
Directeur des Systèmes d’Information
chez Référence DSI

Aude-Perdriel-Vaissière-Référence-STEP

Aude Perdriel-Vaissière
Directrice de la Transformation Digitale
chez Référence STEP

Ces articles peuvent également vous intéresser

Image-mise-en-avant-digitaliser-ma-PME

Les stratégies pour digitaliser sa PME

Interview de Cécilia Laviolette, Consultante Transformation et Chef de Projet chez Référence STEP

Quel est le rôle d’un chef de projet ?

Quel est le rôle d’un chef de projet ?

Découvrez en plus sur le rôle du chef de projet dans la mise en œuvre de projets

Retour sur un poste méconnu mais essentiel

Vous aussi vous vous êtes probablement déjà demandé face à l’intitulé d’un poste de chef de projet, en quoi consiste vraiment ses missions ? Quel est le rôle d’un chef de projet ? Ce métier est désormais présent partout dans les entreprises.

Il est malheureusement parfois méconnu. Véritable “pilote dans l’avion”, le rôle du chef de projet est essentiel pour la mise en œuvre de tout projet dans l’entreprise, particulièrement lorsqu’il s’agit de projets métiers et transverses.

Responsable de la conduite du changement, du choix de la bonne méthodologie de gestion et de priorisation des projets, le rôle du chef de projet est bien de piloter et d’accompagner la mise en œuvre de projets, depuis la naissance d’un besoin jusqu’à sa satisfaction.

Nous revenons dans cet article sur les différents rôles du chef de projet depuis la compréhension des objectifs jusqu’à la conduite du changement, en passant par les outils et la méthodologie de gestion de projet. Cela permet en définitive de définir les compétences et qualités nécessaires pour un bon chef de projet.

Premier rôle du chef de projet : comprendre l’enjeu du projet à mener


Le chef de projet est le porte-parole du projet mené. Il doit donc bien comprendre les bénéfices attendus à l’issue de sa réalisation. Il est chargé d’effectuer toutes les analyses en amont pour saisir parfaitement l’objectif et la finalité du projet. Il va définir comment et pourquoi lancer un projet.

Le rôle du chef de projet à cette étape est donc d’anticiper, d’identifier et d’étudier les besoins métiers qui vont donner naissance aux enjeux du projet. Cela va permettre de définir et cadrer le projet avec tous les contributeurs nécessaires. Le rôle du chef de projet est d’accompagner les métiers à définir leurs objectifs cibles, grâce à ses capacités de synthèse et d’analyse. Une bonne connaissance de l’entreprise et des processus métiers dans lesquels le projet s’inscrit est également indispensable.

L’entreprise doit s’appuyer sur un chef de projet qui maitrise son contexte et peut jouer un rôle de meneur, sans être contraint par les jeux hiérarchiques. Le mode projet doit transcender l’organisation de l’entreprise, tout en s’appuyant sur celle-ci.

En résumé, les compétences associées au rôle du chef de projet :

● Analyser
● Synthétiser
● Comprendre les processus métier
● Appréhender correctement l'organisation et l'entreprise
● Définir des objectifs



Second rôle : piloter la bonne marche du projet


À ce stade, le projet est lancé et le rôle du chef de projet sera de piloter, suivre et coordonner la bonne réalisation du projet. Il va définir comment faire une bonne gestion de projet et comment prioriser un projet.

Le rôle du chef de projet est de le piloter, l’animer, l’organiser en mettant en œuvre une méthodologie de gestion de projet. Pour cela il devra user d’outils de gestion et de priorisation. Il est responsable du cadrage et de la prévision des moyens humains, techniques et financiers à mettre en place. Il va définir les structures de mise en œuvre et toutes les règles de fonctionnement.

Il devra également piloter et mesurer l’avancement à l’aide d’outils de suivi pertinents et partagés (comités de pilotage, tableaux de bord, etc.) pour pouvoir faire les arbitrages nécessaires. Pour cela il mobilise sa capacité à planifier, anticiper et prendre des décisions.

Le rôle du chef de projet est bien de superviser et coordonner le travail de tous les acteurs internes et externes de l’entreprise au projet. Une autre compétence indispensable est donc la capacité de communication avec les différents interlocuteurs concernés, particulièrement la direction, sur le respect des délais, des budgets et des moyens mis en œuvre.

En résumé, les compétences associées au rôle du chef de projet :

● Piloter
● Animer
● Organiser
● Anticiper
● Planifier
● Prendre des décisions
● Mettre en oeuvre une méthodologie de gestion de projet



Troisième rôle : accompagner la conduite du changement


Mener un projet ne se limite pas à avancer avec l’équipe projet. Il est également essentiel à son succès de savoir faire adhérer l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise aux changements induits par le projet. Le chef de projet va donc devoir définir comment accompagner la conduite du changement.

Le rôle du chef de projet est de mener cette conduite du changement en communiquant, en vulgarisant, en argumentant et en étant convaincant. Il doit pouvoir anticiper et proposer les actions à mettre en place, à la direction et aux autres fonctions qui vont y contribuer, pour accompagner les éléments du changement. Cela peut passer par des actions de sensibilisation et de communication ou par la mise en place de formations.

En résumé, les compétences associées au rôle du chef de projet :

● Conduire le changement
● Communiquer
● Vulgariser
● Argumenter et convaincre



Au-delà des compétences, les soft skills nécessaires au chef de projet


En définitive, le rôle de chef de projet ne repose pas seulement sur un savoir-faire (hard skills). Il est également nécessaire d’avoir les soft skills (savoir-être) pour l’endosser correctement. La gestion de projet est avant tout une histoire d’hommes et de femmes. On pourra avoir les meilleurs outils de gestion de projet, une grande expertise et la meilleure méthodologie de projet, ce ne sont pas les seules garanties de réussite ! Le chef de projet doit également avoir des qualités liées au savoir-être.

Il doit faire preuve de pédagogie et d’un certain sens du service pour se positionner en fonction support. Une appétence au travail en équipe est évidemment indispensable pour mener un projet aux multiples contributeurs internes et externes. Une certaine autonomie et un bon relationnel, sont nécessaires pour être capable de s’adapter aux aléas et être réactif. Enfin, l’écoute et le sens critique permettront au chef de projet de jouer son rôle au service des enjeux du projet pour l’entreprise.

En résumé, les compétences associées au rôle du chef de projet :

● Pédagogie
● Sens du service
● Autonomie
● Travail en équipe
● Adaptation
● Relationnel
● Ecoute
● Sens critique


Au regard de toutes ses missions, de son positionnement, de ses compétences nécessaires et qualités indispensables, le chef de projet est un véritable mouton à 5 pattes.

Il n’est pas forcément évident de pouvoir trouver le bon chef de projet au sein de son organisation. Surtout lorsqu’on lance un projet transverse qui transcende l’organisation hiérarchique de l’entreprise.

Se faire accompagner par un cabinet de conseil en stratégie et en transformation est une solution.

Les équipes de Référence STEP disposent à la fois des soft et des hard skills nécessaires. Référence STEP accompagne les entreprises qui veulent mettre en œuvre des projets majeurs pour leur organisation, à l’aide d’experts en gestion de projet.

Ces articles peuvent également vous intéresser